ย่อหน้าที่สอง ที่สาม

บทความก่อนหน้านี้ คือ “ปัญหาการพิมพ์ย่อหน้า”, “ย่อหน้าแบบมาตรฐาน” ผมกล่าวถึงการปรับปรุงแก้ไขย่อหน้าแรกเท่านั้น

ต่อไปจะเป็นการปรับปรุงแก้ไขย่อหน้าที่สอง ที่สาม และย่อหน้าต่อไป เท่าที่ควรจะมี

ขอให้ดูตัวอย่างการผลงานของคุณแพนเค้กสีชมพูก่อน โดยจะเอาหน้าที่ 5 ของบทที่ 1 มาเป็นตัวอย่าง ดังนี้

ในการแก้ไขเนื่องจากเราได้ทำ style ของย่อหน้าที่ชื่อ body01 ไปแล้ว  ขั้นตอนแรกเลย เราก็จะเปลี่ยน style ของย่อหน้าทั้งหมดในหน้าที่ 5 ให้เป็น style body01 ให้หมด แล้วอย่างอื่นค่อยตามแก้ทีหลัง

วิธีการก็คือ ระบายดำย่อหน้าทั้งหมดในหน้าที่ 5  แล้วไปคลิก body01 ในแถบเมนู  หน้าที่ 5 ก็จะกลายเป็นแบบนี้  

 ไม่ต้องระบายไปที่หัวข้อนะครับ เพราะ หัวข้อถูกต้องแล้ว

จะเห็นว่า หน้าตาของย่อหน้าเปลี่ยนไปมาก และพบข้อบกพร่องที่ต้องแก้ไขมาก เราจะแก้ไขในส่วนที่ของหัวข้อ “คำถามการวิจัย” ก่อน 

จะเห็นว่า ที่ระบายสีเขียวไว้ คือ เลขลำดับหายไป  ที่ระบายสีเหลือง คือ การไป Enter โดยไม่มีเหตุผล ทำให้เกิดเป็นย่อหน้า

 วิธีแก้ไขก็ง่าย เพิ่มข้อเข้าไปใหม่  และลบเครื่องหมายพายทิ้งไป

เราก็จะได้ย่อหน้าที่ถูกต้องคืนมาแล้ว  ในภาพดังกล่าว ผมลบเครื่องหมายแท็บ หน้าข้อ 1 กับ ข้อ 2 ของหัวข้อวัตถุประสงค์ของการวิจัยไปด้วยแล้ว

ปัญหาของหัวข้อในส่วนที่เป็นคำถามของการวิจัย ที่ลำดับหัวข้อหายไปตอนเราเปลี่ยน style เป็น body01 ก็เป็นเพราะว่า คุณแพนเค้กสีชมพูไปเลือกใช้การตั้งหัวข้ออัตโนมัติ ซึ่งไม่ควรจะทำอย่างนั้นเลย

เพราะ จะเป็นปัญหามากในการทำผลงาน เมื่อมีหน้ากระดาษมากๆ เข้า

วิธีแก้ไข การตั้งหัวข้ออัตโนมัติ มี 2 วิธีคือ วิธีบ้านๆ กับวิธีมาตรฐาน

วิธีบ้านๆ

วิธีบ้านๆ ก็คือ เมื่อเราจะทำหัวข้อ แล้วโปรแกรมมันเสือกฉลาด ทำหัวข้อให้โดยอัตโนมัติ ให้เรายกเลิกการทำงานครั้งสุดท้ายออกไป โดยกด Ctrl Z  จนกว่าจะได้เลขหัวข้อคืนมา

ในการทำหัวข้ออัตโนมัติโปรแกรมทำหลายคำสั่ง เมื่อเรากด Ctrl Z  มันจะยกเลิกคำสั่งท้าย บางทีกดครั้งเดียว บางทีกดสองครั้ง จนกระทั่งได้เลขลำดับหัวข้อขึ้นมาก็แล้วกัน

ขอให้ลองทำดู

วิธีมาตรฐาน

คลิกที่ File หน้าจอจะเปลี่ยนไป คลิกที่ Options  หน้าต่าง Word Option ก็จะโผล่ขึ้นมา ดังภาพ

ภาพที่เห็นนั้น ผมคลิกที่ Proofing แล้วด้วยนะครับ  ต่อไปให้คลิก AutoCorrect Options.. ที่ระบายสีเหลืองไว้

เมื่อหน้าจอ AutoCorrect โผล่ขึ้นมา ให้คลิกที่ AutoFormat As You Type เอาลูกศรในช่องที่เหลี่ยมที่ผมระบายเหลืองไว้ เอาออกให้หมด 

ต่อไปให้คลิกที่ AutoForma เอาลูกศรในช่องที่เหลี่ยมที่ผมระบายเหลืองไว้ เอาออกให้หมด  แล้วก็กด OK

ต่อจากนีั้ไป ไอ้จำพวก อัตโนมัติที่ฉลาดๆ จนรำคาญทั้งหลายก็จะไม่โผล่ออกมาให้เห็นในไฟล์นี้  แต่ถ้าเป็นไฟล์อื่น ก็ต้องไปตั้งใหม่

ต่อไปดูที่หัวข้อ ขอบเขตของการวิจัย ปรากฏว่า หัวข้อของเลขตัวเดียวกับ 3 ตัวหายไป เหลือเพียงหัวข้อของเลข 2 ตัว

เราก็พิมพ์เข้าไปให้ครบ แก้ไขส่วนที่ไม่ดีด้วย ก็ได้ดังภาพ

ส่วนที่จะต้องแก้ไขต่อไปก็คือ เลขมันตรงกันหมด  จะสังเกตว่า จากตัวเลขผมเคาะ 2 เคาะ เพราะระเบียบการพิมพ์หลายมหาวิทยาลัยเป็นอย่างนี้ [ของธรรมศาสตร์ไม่ใช่แบบนี้]

จากภาพดังกล่าวขอให้สังเกตดูเครื่องสี่เหลี่ยมคางหมูเล็ก หัวทิ่มลง ลูกศรสีเขียวชี้อยู่ และเครื่องสี่เหลี่ยมคางหมูเล็ก หัวขี้ขึ้น ลูกศรสีน้ำเงินชี้อยู่

เครื่องสี่เหลี่ยมคางหมูเล็ก หัวทิ่มลง มีหน้าที่ “คุม” บรรทัดแรก  สังเกตดูว่า บรรทัดแรกของย่อหน้าจะตรงกับเครื่องหมายนี้  ลองใช้เม้าส์ลากไป ลากมาดู

เครื่องสี่เหลี่ยมคางหมูเล็ก หัวขี้ขึ้น มีหน้าที่ “คุม” บรรทัดที่เหลือทั้งหมดของย่อหน้า  ลองใช้เม้าส์ลากไป ลากมาดู

ผมจะปรับย่อหน้าที่เหลือให้ดู ดังนี้

จากภาพดังกล่าว เอาเครื่องหมายพายออกไป จะดูสวยงาม ปรับปรุงอีกเล็กน้อยก็เสร็จ พร้อมพิมพ์

ย่อหน้าแบบมาตรฐาน

บทความที่แล้วเป็นการแก้ไขการพิมพ์ย่อหน้าแบบบ้านๆ  คราวนี้เป็นการแก้ไขแบบมาตรฐาน คือ ควรทำย่อหน้า ซึ่งเป็น styles ของเราขึ้นมาเอง

รูปแบบของย่อหน้า หรือ styles นั้น จะมีมาให้อยู่แล้ว แต่ไม่ได้เป็นของเรา หรือทำไปทำมา ก็เป็นของเราขึ้นมา แต่เราไม่รู้ตัว และไม่ได้มาตรฐาน  ดูภาพด้านล่าง

จากภาพ ย่อหน้าแรกของคุณแพนเค้กสีชมพูนี้ มีการตั้งชื่อเป็น No Spacing  ต่อผมจะปรับให้ถูกต้อง แล้วตั้งชื่อใหม่ให้เป็น Body01 

เราก็ปรับย่อหน้าให้ถูกต้องตามต้องการ เหมือนบทความที่แล้ว ต่อมาก็ระบายดำให้ครอบคลุมทั้งย่อหน้า  แล้วก็ไปคลิก ลูกศรเล็กๆ ในสี่เหลี่ยมมีแดง

หน้าต่าง Styles ก็จะโผล่ออกมา   ตรงสี่เหลี่ยมผืนผ้าสีน้ำเงินนั้น ผมไม่ได้ โปรแกรมทำเอง เพื่อบอกว่า ตอนนี้ Styles ย่อหน้าของเราชื่อ No Spacing

ต่อไปให้คลิก New Styles ในสี่เหลี่ยมสีเขียวด้านล่างสุด  หน้าต่าง Create New Style from formatting ก็จะโผล่ขึ้นมา  

ขอให้ดูตรงแถบระบายสีเหลืองที่ผมเน้นไว้  จะเห็นว่า ชื่อย่อหน้าที่โปรแกรมทำให้คือ Style1  เราเปลี่ยนชื่อเป็น Body01 แล้วกด OK   เราก็จะมีย่อหน้าที่เราต้องการ 

จะเห็นว่า มีชื่อย่อหน้า “Body01” อยู่บนแถบเมนูแล้ว  แต่มีปัญหาเกิดขึ้น เพราะ บรรทัดแรกของย่อหน้า  ไม่ย่อเข้ามา 0.5 นิ้ว  ไม่รู้ว่าคุณแพนเค้กย่อหน้านั้น มาอย่างไร

อย่างไรก็ดี  เรื่องนี้ไม่ใช่ปัญหาใหญ่  ย่อหน้าที่เราทำขึ้นนั้น สามารถดัดแปลง ปรับปรุงอย่างไรก็ได้ ตามที่เราต้องการ

ให้ไปคลิกขวาที่ชื่อ “Body01” ก็จะมีแถบเมนูโผล่ขึ้นมา ให้คลิกที่ Modify หน้าต่าง Modify style ก็จะโผล่ออกมา

ต่อให้คลิกที่ Format หน้าต่างก็จะโผล่ขึ้นมาอีก ให้คลิก Paragraph  หน้าต่าง Paragraph   ก็จะโผล่ขึ้นมา

ไม่ว่าตัวเลขหรือตัวหนังสือจะเป็นอย่างไร ให้แก้ตามที่ระบายสีเหลืองไว้  แล้ว กด OK มาเรื่อยๆ เราก็จะได้ Styles ของย่อหน้าที่ชื่อ Body01 และย่อหน้าแรกถูกตรงตามที่ตรงการแล้ว

ในการเอาไปใช้งานย่อหน้าอื่นๆ  เช่น ย่อหน้าที่ 2 กับย่อหน้าที่ 3 เราเพียงเอาเคอร์เซอร์ไปอยู่ในย่อหน้า แล้วก็คลิกชื่อ สไตล์ Body01 บนแถบเมนู  ย่อหน้าต่างๆ ก็จะเป็นไปตามที่เราต้องการ

ในกรณีของย่อหน้าที่ 2 กับย่อหน้าที่ 3 นั้น ผมลบลูกศรของแท็บออกไปแล้ว

เมื่อเราแก้รายงานของเราเสร็จแล้ว เราต้องการจะพิมพ์ออกมาแล้ว และไม่แก้ไขอีกแล้ว เราก็เพียงไปแก้ไขย่อหน้า Body01

จาก Left เป็น Thai Distributed ย่อหน้าทั้งหมดในบทที่ 1 ก็จะเปลี่ยนไปทั้งหมด ไม่ต้องไปใช้แปรงทาสีให้เหนื่อยยาก ดังรูป

ปัญหาการพิมพ์ย่อหน้า

ปัญหาใหญ่ของคุณแพนเค้กสีชมพูก็คือ การพิมพ์ย่อหน้าที่ไม่ได้มาตรฐาน ไม่ถูกต้องตามระเบียบเท่าที่ควรจะเป็น

ในการตรวจสอบนั้น ผมมีวิธีการตรวจสอบดังนี้

1) เอาเคอร์เซอร์ไปอยู่ในย่อหน้าที่จะตรวจสอบ

2) ดูที่แถบแมนูให้เป็น Home/Paragraph (ระบายสีเหลืองไว้)  แล้วคลิกตรงลูกศรเล็ก ในวงกลมสีเขียว  หน้าต่าง Paragraph ก็จะโผล่ออกมา  [เครื่องหมายพายในสี่เหลี่ยมสีแดง คือ ตัวที่ทำให้เครื่องหมายพายโชว์หรือไม่โชว์]

ตรงแถบระบายสีเขียวนั้น ควรจะถูกต้องแล้ว  คือ ระเบียบการพิมพ์ยุคใหม่นี้ หลายมหาวิทยาลัยบอกให้เคาะ 1 แทบ  เคาะ 1 แทบก็เท่ากับ .05 นิ้วพอดี  ผมก็เห็นด้วยกับระเบียบนี้ เพราะ ทำให้สะดวกขึ้น

แต่ตรง Line spacing นี้ไม่ถูกต้องแล้ว  มันต้องเป็น Exactly 22 พอยน์  ทำไมถึงต้องเป็นอย่างนั้น

Line spacing คือ ช่องว่างระหว่างบรรทัด การตั้งเป็น Single คือ เท่าบรรทัดเดียวนั้น สระอุ สระอูของบรรทัดบน  มันจะมีตีกับสระอิ สระอีของบรรทัดล่าง

ระเบียบการพิมพ์ก็กำหนดไว้ให้มากกว่านั้น 

โดยหลักการ ช่องว่างระหว่างบรรทัดควรจะเป็น 120 % ของตัวอักษร  ในเมื่อตัวอักษรเป็น 16 พอยน์   ช่องว่างระหว่างบรรทัดก็ควรจะเป็น  22 พอยน์ 

จากภาพด้านบน ผมปรับ Line spacing ถูกต้องแล้ว จะเห็นว่า ช่องว่างระหว่างบรรทัดดีขึ้น เหลืออีกเพียงอย่างเดียวก็คือ  ท้ายสุดของบรรทัดยังไม่ตรงกัน ซึ่งปัจจุบันระเบียบการพิมพ์ของหลายมหาวิทยาลัยบังคับให้ตรงกัน

ดูตรงที่ระบายสีเขียวไว้  ตอนนี้เป็น Left คือจัดซ้ายตรง ขวาปล่อยเอาไว้ก่อน 

การพิมพ์งานจริงๆ ควรทำแบบนี้ไปก่อน  เมื่อไหร่ก็ตาม เราตรวจคำผิดคำถูกเรียบร้อยแล้ว และเอาจริงแล้ว  เราค่อยไปปรับทีหลังได้ 

เช่นผมจะทำให้ดูดังนี้ 

วิธีการก็ง่าย คือ เอาเคอร์เซอร์ไว้ในย่อหน้า (ที่ระบายสีเหลืองไว้) แล้วก็เอาเม้าส์คลิกที่ “Thai Distributed” ซึ่งเป็นการกระจายแบบไทย  ย่อหน้าของเราก็จะถูกต้องตามระเบียบการพิมพ์แล้ว

ต่อไป ดูที่หน้าต่าง Paragraph จะเห็นว่า เมื่อก่อนที่เป็น Left ก็เป็น Thai Distributed แล้ว

ต่อไปเป็นการเอา “ย่อหน้าที่ถูกต้องแล้ว” ไปใช้งานกับย่อหน้าทั้งหมดในงานของเรา  ซึ่งก็มีการทำแบบง่ายๆ หรือผมจะเรียกว่า การทำแบบบ้านๆ  กับการทำแบบยากหน่อย แต่เป็นการทำที่มาตรฐาน

เรามาดูการทำแบบบ้านๆ กันก่อน

1) เราต้องระบายดำที่ย่อหน้าแรกของเราให้ดำทั้งหมด เช่นเดียวกับย่อหน้าที่  2 ที่เห็นอยู่ในขณะนี้

2) ใช้เม้าส์คลิกที่ “แปรงทาสี” ในแถบระบายสีเขียว  แปรงทาสีที่ผมเรียกนี้คือ ตัวคัดลอกย่อหน้า ต่อไปก็ไประบายดำย่อหน้าที่ 2 ให้ดำทั้งย่อหน้า

จะเห็นว่า ย่อหน้าที่  2 เหมือนกับย่อหน้าที่  1 แล้ว  เหลือเพียงลบเครื่องหมายลูกศรของแท็บออก ก็จะถูกต้องแล้ว

ดังภาพต่อไป

ขอย้ำว่า การพิมพ์ของเรานั้น ต้องพิมพ์ให้เสร็จเรียบร้อยตั้งแต่การทำย่อหน้าแบบ Left เอาไว้ก่อน เมื่อเสร็จแล้ว จึงทำแบบ Thai Distributed

ปัญหาของการแก้ไขย่อหน้าแบบบ้านนี้ก็คือ เราต้องใช้แปรงทาสีตลอดทั้งเล่ม  มันก็ไม่ค่อยจะสะดวกนัก 

ยังมีวิธีที่เป็นแบบมาตรฐาน ดีกว่า สะดวกกว่าซึ่งจะได้เขียนต่อไป