การพิมพ์งานวิชาการ: ย่อหน้าแบบมาตรฐาน

บทความที่แล้วเป็นการแก้ไขการพิมพ์ย่อหน้าแบบบ้านๆ คราวนี้เป็นการแก้ไขแบบมาตรฐาน คือ ควรทำย่อหน้า ซึ่งเป็น styles ของเราขึ้นมาเอง

รูปแบบของย่อหน้า หรือ styles นั้น จะมีมาให้อยู่แล้ว แต่ไม่ได้เป็นของเรา หรือทำไปทำมา ก็เป็นของเราขึ้นมา แต่เราไม่รู้ตัว และไม่ได้มาตรฐาน ดูภาพด้านล่าง

จากภาพ ย่อหน้าแรกของคุณแพนเค้กสีชมพูนี้ มีการตั้งชื่อเป็น No Spacing ต่อผมจะปรับให้ถูกต้อง แล้วตั้งชื่อใหม่ให้เป็น Body01

เราก็ปรับย่อหน้าให้ถูกต้องตามต้องการ เหมือนบทความที่แล้ว ต่อมาก็ระบายดำให้ครอบคลุมทั้งย่อหน้า แล้วก็ไปคลิก ลูกศรเล็กๆ ในสี่เหลี่ยมมีแดง

หน้าต่าง Styles ก็จะโผล่ออกมา ตรงสี่เหลี่ยมผืนผ้าสีน้ำเงินนั้น ผมไม่ได้ โปรแกรมทำเอง เพื่อบอกว่า ตอนนี้ Styles ย่อหน้าของเราชื่อ No Spacing

ต่อไปให้คลิก New Styles ในสี่เหลี่ยมสีเขียวด้านล่างสุด หน้าต่าง Create New Style from formatting ก็จะโผล่ขึ้นมา

ขอให้ดูตรงแถบระบายสีเหลืองที่ผมเน้นไว้ จะเห็นว่า ชื่อย่อหน้าที่โปรแกรมทำให้คือ Style1 เราเปลี่ยนชื่อเป็น Body01 แล้วกด OK เราก็จะมีย่อหน้าที่เราต้องการ

จะเห็นว่า มีชื่อย่อหน้า “Body01” อยู่บนแถบเมนูแล้ว แต่มีปัญหาเกิดขึ้น เพราะ บรรทัดแรกของย่อหน้า ไม่ย่อเข้ามา 0.5 นิ้ว ไม่รู้ว่าคุณแพนเค้กย่อหน้านั้น มาอย่างไร

อย่างไรก็ดี เรื่องนี้ไม่ใช่ปัญหาใหญ่ ย่อหน้าที่เราทำขึ้นนั้น สามารถดัดแปลง ปรับปรุงอย่างไรก็ได้ ตามที่เราต้องการ

ให้ไปคลิกขวาที่ชื่อ “Body01” ก็จะมีแถบเมนูโผล่ขึ้นมา ให้คลิกที่ Modify หน้าต่าง Modify style ก็จะโผล่ออกมา

ต่อให้คลิกที่ Format หน้าต่างก็จะโผล่ขึ้นมาอีก ให้คลิก Paragraph หน้าต่าง Paragraph ก็จะโผล่ขึ้นมา

ไม่ว่าตัวเลขหรือตัวหนังสือจะเป็นอย่างไร ให้แก้ตามที่ระบายสีเหลืองไว้ แล้ว กด OK มาเรื่อยๆ เราก็จะได้ Styles ของย่อหน้าที่ชื่อ Body01 และย่อหน้าแรกถูกตรงตามที่ตรงการแล้ว

ในการเอาไปใช้งานย่อหน้าอื่นๆ เช่น ย่อหน้าที่ 2 กับย่อหน้าที่ 3 เราเพียงเอาเคอร์เซอร์ไปอยู่ในย่อหน้า แล้วก็คลิกชื่อ สไตล์ Body01 บนแถบเมนู ย่อหน้าต่างๆ ก็จะเป็นไปตามที่เราต้องการ