ลักษณะ (style) ของย่อหน้า 2

ในบทความที่แล้ว ผมสรุปไว้ว่า ย่อหน้าที่ถูกระเบียบการพิมพ์ ต้องมีลักษณะ (style) ของย่อหน้า ดังนี้

1) บรรทัดแรกย่อเข้าไป 0.6 นิ้ว บรรทัดอื่นๆ ชิดขอบซ้ายของเนื้อที่การพิมพ์

2) ระยะห่างระหว่างบรรทัดต้องเป็น 120 % ของขนาดตัวอักษร ซึ่งควรจะเป็น 22 พอยน์ เพราะ ตัวอักษร ในปัจจุบันนี้ เรานิยมใช้ขนาด 16 พอยน์

การปรับเปลี่ยนลักษณะ (style) ของย่อหน้า

1) เราจะปรับเฉพาะย่อหน้าแรกก่อน ด้วยการลบการเคาะ space bar ออกให้หมดก็จะได้หน้าตาของย่อหน้าดังนี้

2) ลากเม้าส์ระบายดำให้คลุมทั้งย่อหน้าแรก แล้วใช้เม้าส์ลากสามเหลี่ยมด้านบนที่อยู่บนไม้บรรทัดมาใกล้ๆ ระยะ 0.6 นิ้ว  ดังรูปนี้

3) ต่อไปให้สังเกตว่า หน้าจอของผู้อ่านเป็นเช่นนี้หรือไม่  ถ้าไม่เป็นเช่นนี้ ขอให้คลิกเม้าส์ที่ “หน้าแรก” ในสี่เหลี่ยมสีแดง  และคิดเม้าส์ที่สี่เหลี่ยมเล็กในวงรีสีเขียว เพื่อที่จะปรับให้บรรทัดแรกอยู่ที่ระยะ 0.6 นิ้วจริงๆ 

เมื่อคลิกที่คิดเม้าส์ที่สี่เหลี่ยมเล็กในวงรีสีเขียวแล้ว ก็จะมีหน้าต่างลอยขึ้นมาใหม่ ดังนี้

4) ในสี่เหลี่ยมสีแดง ตัวเลข 0.63 นิ้ว แสดงให้เห็นว่า การที่เราลากเม้าส์ด้วยมือนั้น ไม่ตรง 0.6 นิ้ว ให้ปรับตัวเลขเป็น 0.60 นิ้ว

ส่วนในสี่เหลี่ยมสีเขียวนั้น คือ ระยะห่างระหว่างบรรทัด ตรง “หนึ่งเท่า” ให้ปรับเป็น “ค่าแน่นอน” ส่วนตรง “ขนาด” นั้น ทำให้เป็น 22 พอยน์

อย่าลืมคลิก “ตกลง”  เมื่อคลิก “ตกลง” แล้วการปรับย่อหน้าของเราก็เสร็จเรียบร้อย

สำหรับเรื่อง การคัดลอกลักษณะไปใช้ในย่อหน้าอื่นๆ ขอให้ไปอ่านที่นี่

http://bibliowriting.blogspot.com/

ลักษณะ (style) ของย่อหน้า 1

ในการเขียนและ/หรือการพิมพ์งานวิชาการนั้น  นอกจากจะมีระเบียบกำหนดการตั้งค่าหน้ากระดาษแล้ว  การพิมพ์ย่อหน้าก็มีกฎบังคับไว้ด้วย

ส่วนมากกฎจะเหมือนกันคือ บรรทัดแรกจะต้องย่อเข้าไปจากขอบกระดาษด้านซ้ายประมาณ 0.6 นิ้ว  ส่วนบรรทัดอื่นๆ ที่เลือก จะต้องชิดขอบซ้ายของกระดาษ

วันนี้จะแนะนำการปรับย่อหน้าให้ถูกต้อง  โดยจะใช้ตัวอย่างของนักศึกษากลุ่มพลูโต ที่ส่งงานมาให้ตรวจ ดังนี้

ไฟล์ของนักศึกษากลุ่มพลูโตเมื่อส่งมาให้ผมตรวจนั้น มีความบกพร่องมากกว่านี้  ผมได้ปรับปรุงเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องหลายอย่างออกไปแล้ว  เพื่อเตรียมไฟล์มาเป็นตัวอย่างในบทความนี้

ก่อนที่จะแนะนำการสร้างย่อหน้าของเนื้อหาบทความที่ถูกต้อง ขออธิบายปัญหาของการคัดลอกข้อมูลจากเว็บไซต์เสียก่อน โดยจะใช้ไฟล์ของนักศึกษากลุ่มพลูโตเป็นตัวอย่างอีกเช่นกัน

นักศึกษากลุ่มพลูโตได้ไปคัดลอกเว็บไซต์มาทั้งหน้าเว็บ  และคัดลอกลงมาที่ “Word” เลย

การกระทำเช่นนี้จะมีปัญหามากเมื่อต้องการปรับปรุงไฟล์นั้นๆ เพราะ ในการทำเว็บนั้น  ผู้ทำเว็บมักจะใช้ตารางเป็นการควบคุมความสวยงามของหน้าเว็บ

โดยที่ไม่ให้ตารางนั้น แสดงเส้นของตารางออกมา  ในการคัดลอกข้อมูลจากเว็บ จึงทำให้ตารางติดมาด้วย แต่นักศึกษาไม่รู้ 

ดังนั้น ในการคัดลอกข้อมูลจากเว็บไซต์ทุกครั้ง ควรที่จะคัดลอกไปที่ notepad ก่อน  notepad จะทำให้ส่วนที่คัดลอกมานั้น เหลือแต่ข้อมูลล้วนๆ

เมื่อคัดลอกจาก notepad ไปยัง Word นักศึกษาจึงจะสามารถปรับปรุงไฟล์ได้อย่างสะดวก

จากภาพข้างต้น ขอให้สังเกตสี่เหลี่ยมสีแดง และเส้นดำทึบที่อยู่ระหว่างบรรทัด

นักศึกษากลุ่มนี้ ใช้วิธีการเคาะแป้น space bar เพื่อที่จะทำให้บรรทัดแรก ย่อเข้าไป 0.6 นิ้ว  การกระทำเช่นนี้มีปัญหาคือ  แต่ละย่อหน้า บรรทัดแรกจะไม่ตรงกัน ซึ่งผิดระเบียบการพิมพ์งานวิชาการ

สำหรับเส้นดำทึบนั้นก็คือ ระยะห่างระหว่างบรรทัด ซึ่งภาษาอังกฤษจะใช้ 1 เท่าของตัวอักษร  ถ้าตัวอักษรเท่ากับ 16 พอยน์  ระยะห่างระหว่างบรรทัดก็ 16 พอยน์ด้วย

ระยะห่างระหว่างบรรทัด 1 เท่านั้น ไม่มีปัญหากับภาษาอังกฤษ เพราะ ภาษาอังกฤษไม่มีสระอุ สระอู สระอิ สระอีเหมือนภาษาไทย

ถ้า สระอุ สระอู อยู่บรรทัดบน  ส่วน สระอิ สระอีอยู่บรรทัดล่าง ในตำแหน่งที่ตรงกัน จะเกิดปัญหาด้านความสวยงามทันที

ดังนั้น ท่านผู้รู้จึงแนะนำว่า ระยะห่างระหว่างบรรทัดของภาษาไทยควรเป็น 120 เปอร์เซ็นต์ของขนาดตัวอักษร

ปกติในปัจจุบันจะใช้ตัวอักษรขนาด 16 พอยน์  ดังนั้น ระยะห่างระหว่างบรรทัดจึงควรเป็น 22 พอยน์

โดยสรุป

ในการพิมพ์เนื้อของของงานวิชาการ มีระเบียบกำหนดไว้ว่า บรรทัดแรกต้องย่อเข้าไป 0.6 นิ้วของขอบกระดาษด้านซ้าย  ส่วนบรรทัดอื่นๆ ให้ชิดด้านซ้ายของขอบกระดาษ

คำว่าขอบกระดาษ ในที่นี้หมายถึง ขอบกระดาษที่เป็นเนื้อที่ในการพิมพ์ ไม่ใช่ขอบกระดาษ A4

นอกจากนั้นแล้ว ระยะห่างระหว่างบรรทัดก็ต้องมีความกว้างมากกว่าตัวอักษร  ในเมื่อตัวอักษรนิยมกำหนดที่ 16 พอยน์ ระยะห่างระหว่างบรรทัดก็ควรเป็น 22 พอยน์...

การตั้งค่าหน้ากระดาษ

นักศึกษาบางท่าน หรือครูอาจารย์บางท่านอาจจะสงสัยว่า “ทำไมต้องตั้งหน้ากระดาษ” ด้วย เพราะ เท่าที่เคยใช้ Microsoft word มา  เปิดหน้าจอมาอย่างไร  ฉันก็พิมพ์ไปอย่างนั้น  ไม่เห็นมีใครว่าอะไร

อดีตที่ผ่านมาก็ขอให้ผ่านไป  ต่อไปนี้ทำแบบนั้นไม่ได้แล้ว เพราะ ถ้ายังทำอย่างนั้น  ถ้าเป็นการขอผลงานระดับระดับครูเชี่ยวชาญ หรือระดับครูเชี่ยวชาญพิเศษ ก็ไม่มีทางผ่านตั้งแต่รอบของพื้นที่แล้ว

ถ้าเป็นนักศึกษา ก็คงจะได้เกรด “F” เพื่อเป็นเกียรติประวัติของครอบครัวของท่านแน่ๆ

สำหรับคำตอบของคำถามที่ว่า “ทำไมต้องตั้งหน้ากระดาษ” ด้วย ก็ควรเป็นแบบนี้

การทำวิทยานิพนธ์ รายงานวิชาการ บทความวิชาการ ฯลฯ ท่านผู้มีอำนาจ ท่านได้ตั้งกฎระเบียบไว้  ส่วนใหญ่แล้วก็เป็นไปในทำนองนี้

1) ต้องใช้กระดาษขนาด A4  แล้วต้องพิมพ์ตัวอักษรอยู่ภายในกรอบ คือ ห่างจากด้านบน 1.5 นิ้ว ด้านซ้าย 1.5 นิ้ว ด้านขวา 1 นิ้ว ด้านล่าง 1 นิ้ว 

2) หมายเลขหน้าของกระดาษนั้น จะต้องอยู่ห่างจากด้านบน 1 นิ้ว ด้านขวา 1 นิ้ว  หน้าแรกของบทไม่ให้มีเลขหน้าปรากฏอยู่

ที่นี้ เวลาเมื่อเราเปิดไฟล์ใหม่ๆ ขึ้นมา ค่าโดยปริยาย (default) ของโปรแกรมที่ตั้งไว้  มันไม่ได้เป็นไปตามระเบียบของการพิมพ์วิทยานิพนธ์ดังกล่าว  เราถึงต้องมาตั้งค่าหน้ากระดาษใหม่

โดยส่วนใหญ่แล้ว ระเบียบการพิมพ์มักกำหนดมาเป็นนิ้ว แต่มีบางมหาวิทยาลัยกำหนดให้เป็นเซนติเมตร

วิธีการตั้งค่าหน้ากระดาษ

ในที่นี้จะใช้โปรแกรม Microsoft word 2010 เพราะ เป็นโปรแกรมที่มีอนาคตสดใส  ถ้าใครใช้รุ่น 2003 ก็ให้ขอมาเป็นกรณีพิเศษ ผมจะส่งบทความที่เขียนไว้ไปให้

1) เปิดไฟล์ใหม่ขึ้นมา 1 ไฟล์ ก็จะได้หน้าตาทำนองนี้

2)  ให้สังเกตดูที่มีสีเหลืองระบายอยู่ คือ “เค้าโครงหน้ากระดาษ” ถ้าหน้าจอของท่านยังไม่มีรูปร่างแบบนี้  ขอให้คลิกเม้าส์ที่นี้ 

ต่ำลงมาจากตำแหน่ง “เค้าโครงหน้ากระดาษ” ขอให้ดู คำว่า “ตั้งค่าหน้ากระดาษ”  และจะเห็นสี่เหลี่ยมเล็ก มีลูกศรเล็กๆ หัวลูกศรชี้ลงที่มุมขวา  ให้คลิกที่ลูกศรนั้น

จะปรากฏหน้าต่าง “ตั้งค่าหน้ากระดาษ” ลอยขึ้นมา ดังนี้

ถ้าหน้าจอของท่านไม่เป็นแบบนี้ ให้คลิกที่ระยะขอบ  แล้วใส่เลขลงไปดังตัวอย่าง

ดูว่า “การวางแนว” เป็นแนวตั้งหรือไม่  เพราะ บรรดางานวิชาการทั้งหลาย ท่านให้พิมพ์ตามแนวตั้ง  ไม่ใช่พิมพ์ตามแนวนอน 

การพิมพ์ตามแนวนอน เราจะทำเมื่อมีตารางที่มีเนื้อหามากๆ

3) ต่อไปให้คลิกที่แถบ “กระดาษ” หน้าต่างที่ลอยอยู่  ก็จะเปลี่ยนรูปร่างเป็นอย่างนี้

ให้เลือกขนาดกระดาษเป็น A4 ดูรายละเอียดอื่นๆ ให้เป็นไปตามตัวอย่าง

4) ต่อไปให้คลิกที่แถบ “เค้าโครง” หน้าต่างที่ลอยอยู่  ก็จะเปลี่ยนรูปร่างไปอีกเป็นอย่างนี้

ให้ใส่ตัวเลขตรง “หัวกระดาษ” เป็น 1 นิ้ว  การตั้งค่าตรงนี้ จะเป็นตัวกำหนดว่า เลขหน้าของงานวิชาการจะอยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านบน 1 นิ้ว

ประการสุดท้าย อย่าลืมคลิกปุ่ม “ตกลง”  ไม่อย่างนั้นจะต้องเสียเวลามาทำใหม่อีก 1 รอบ 

บางท่านที่เป็นมนุษย์ขี้สงสัยแต่ขี้เกียจถาม ได้แต่สงสัยไปเรื่อย   อาจจะสงสัยว่า  ระเบียบของการพิมพ์วิทยานิพนธ์กำหนดการกำหนดค่าหน้ากระดาษไว้ ดังนี้

ด้านซ้าย 1.5 นิ้ว

ด้านบน 1.5 นิ้ว

ด้านขวา 1 นิ้ว

ด้านซ้าย 1 นิ้ว

ทำไมผมกำหนดให้เป็น

ด้านซ้าย 1.5 นิ้ว

ด้านบน 1.55 นิ้ว

ด้านขวา 1.05 นิ้ว

ด้านซ้าย 1.05 นิ้ว

การกำหนดตามระเบียบการพิมพ์ที่ว่า จะต้องพิมพ์ในหน้ากระดาษโดยเว้นด้านซ้าย 1.5 นิ้ว ด้านบน 1.5 นิ้ว ด้านขวา 1.00 นิ้ว และด้านล่าง 1.00 นิ้วนั้นเป็นการกำหนดโดยหลักการ 

แต่ในการทำงานจริง เวลาเอากระดาษไปเข้าเล่ม  ร้านเขาจะต้องตัด/เจียนตรงริมกระดาษออกเพื่อให้เกิดความสวยงาม

การที่ตั้งเผื่อไว้ .05 นิ้ว ก็เผื่อไว้สำหรับการตัดขอบหรือเจียนขอบนั่นเอง

บางคนอาจจะถามว่า แล้วด้านซ้ายทำไมไม่ตั้งเผื่อด้วย

ก็เพราะว่า ทางร้านเขาไม่ค่อยตัดกระดาษทางด้านซ้ายกัน  แต่ถึงจะตัดก็เชื่อผมเถอะ  ผมทำเอกสารวิชาการมา ไม่รู้กี่เล่มแล้ว...

การเปลี่ยนเซนติเมตรเป็นนิ้ว

ในการพิมพ์งานวิชาการ เช่น วิทยานิพนธ์ รายงาน หรือบทความวิชาการ ผู้มีอำนาจท่านจะกำหนดการตั้งค่าหน้ากระดาษว่า ซ้าย บน ขวา และล่าง จะต้องตั้งค่าเท่าไหร่

หน่วยวัดที่นิยมกำหนดให้ตั้งกันนั้น ส่วนใหญ่แล้ว มหาวิทยาลัยกำหนดใช้หน่วย “นิ้ว”

แต่โปรแกรม Microsoft Word ของบางท่านที่กำลังใช้อยู่ กำลังใช้หน่วยเซนติเมตร ซึ่งทำให้เกิดความลำบากในการทำงาน

บทความนี้ จึงจะแนะนำการเปลี่ยนหน่วยวัดดังกล่าว

ที่ต้องแนะนำกันถึงขนาดนี้ก็เป็นเพราะว่า หน้าตาของโปรแกรม Microsoft Word 2010 เปลี่ยนไปจาก Microsoft 2003 มาก เปลี่ยนไปมากจนบางท่าน หาไม่เจอ

ให้ท่านเปิด Microsoft Word 2010 ขึ้นมา แล้วสังเกตดูเมนูทั้งหลาย จะเห็นเมนู “แฟ้ม” มีผมคลิกเม้าส์ไว้แล้ว แถบของเมนูจะเป็นสีน้ำเงิน

เพิ่มคำอธิบายภาพ

ให้คลิกที่ เมนู “แฟ้ม” 

จะมีหน้าต่าง “ตัวเลือกของ word” ลอยขึ้นมา ดังนี้ 

ให้คลิกที่แถบ “ชั้นสูง” ก็จะมีหน้าต่าง “ชั้นสูง” ที่อยู่ใน “ตัวเลือกของ word” ลอยขึ้นมา ดังนี้ 

หน้าต่างนี้ มีความยาวมาก ให้เลือกหน้าจอลงมาจนกระทั่งเห็น “แสดงการวัดในหน่วยของ: แล้วก็ให้เปลี่ยนจากเซนติเมตรเป็นนิ้ว

อย่าลืมคลิกปุ่ม “ตกลง” เป็นอันขาด ถ้าไม่คลิกปุ่มนี้ ที่ทำมาทั้งหมด จะเป็นการเสียประโยชน์เสียเวลาไปเปล่า

เพราะโปรแกรม Microsoft Word 2010 จะไม่บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ท่านทำไป

ท่านที่ต้องการจะเปลี่ยน “นิ้ว” ให้เป็น “เซนติเมตร” ก็ให้ทำในลักษณะเดียวกันนี้...

อ่านตรงนี้ก่อน

การถูก “เจ้าหน้าที่” ตรวจความถูกต้องของการพิมพ์งานวิชาการของเรานั้น เป็นเรื่องที่หลายๆ คน “หงุดหงิด” เป็นอย่างมาก  บางคนเมื่อผ่านการตรวจไปแล้ว ก็ไม่ยอมพูดจากับเจ้าหน้าที่เหล่านั้นอีกเลย

ขอยกตัวอย่างการตรวจสอบการพิมพ์วิทยานิพนธ์ของบัณฑิตวิทยาลัย มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

เจ้าหน้าที่ของบัณฑิตวิทยาลัย ค่อนข้างจะ “โหด” พิลึก  ตอนที่เรียนปริญญาโทภาษาศาสตร์ เพื่อนคนหนึ่งในชั้นจากจำนวน 4 คน ทำวิทยานิพนธ์เสร็จก่อนคนอื่น  จึงส่งตรวจก่อน

ตามระเบียบของวิทยานิพนธ์นั้น  เลขหน้าของแต่ละหน้าต้องห่างจากขอบกระดาษ 1 นิ้ว ร้านที่เย็บเล่มวิทยานิพนธ์ตัดขอบกระดาษลึกเกินไป ไม่ถึง 1 นิ้ว 

เจ้าหน้าที่เกือบจะให้ไปทำใหม่ทั้งหมด  ดีที่ว่า มันขาดไปไม่มากนัก  เจ้าหน้าที่จึงให้ผ่านไปได้

การวัดนั้น เจ้าหน้าที่เอาไม้บรรทัดมาวัดกันจริงๆ จังๆ  วัดกันต่อหน้านั่นแหละ....

ก่อนหน้านี้ก็มีปัญหาที่จะต้องแก้การเขียนอ้างอิง การเขียนเชิงอรรถ ฯลฯ  นักศึกษาทุกคนต่างหงุดหงิดว่า  “เราทำวิทยานิพนธ์ มันก็ยากอยู่แล้ว  ทำไมจะต้องมาจับผิดเรื่องการพิมพ์ด้วย”

ถึงแม้จะหงุดหงิดอย่างไรเราก็ต้องทำตามคำแนะนำแบบขู่ๆ ของเจ้าหน้าที่ทั้งหลายเหล่านั้น

บางท่านเล่าให้ผมฟังว่า “คนหนึ่งไม่จบปริญญาโทเพราะทำเล่มวิทยานิพนธ์ไม่เสร็จ” 

ท่านขยายความเพื่อให้เห็นภาพพจน์อีกว่า “คนดังกล่าวนั้น ถึงกับขนคอมพิวเตอร์มาตั้งที่บัณฑิตวิทยาลัยเลย แต่ก็ไม่ผ่าน เพราะทำเล่มไม่เสร็จ”  เรียกว่า มากินมานอนที่บันฑิตวิทยาลัยเพื่อทำเล่มวิทยานิพนธ์กันเลยทีเดียว

เมื่อได้ฟังเรื่องดังกล่าวแล้ว  เราก็ต้องยอมรับชะตากรรม กลับไปแก้วิทยานิพนธ์ของเราต่อไป ก็ “เสือก” อยากจบปริญญาโทกันเอง

ถ้ามีความพอใจแค่ปริญญาตรี ก็ไม่ต้องมาพบกับปัญหาเหล่านี้

ที่เล่าๆ มานั้น  เป็นปัญหาของคนอื่นๆ  ผมเองค่อนข้างจะเตรียมตัวมาดีในการพิมพ์วิทยานิพนธ์ 

ผมพิมพ์สัมผัสเป็นตั้งแต่เป็นครูบ้านนอก  จำได้ว่าโรงเรียนได้พิมพ์ดีดมาใหม่  น้องสาวผมเรียนบัญชี  มีหนังสือสอนพิมพ์ดีดอยู่

ผมเอาหนังสือของน้องสาวมาเปิด แล้วก็หัดพิมพ์  ผมจึงพิมพ์สัมผัสเป็นอย่างเรียนเอง คือ คนพิมพ์เก่งเข้าไม่ดูหน้าจอ  แต่ผมต้องดูงานที่จะพิมพ์ไปด้วย  ดูหน้าจอไปด้วย  สลับกันไปมา

ผมอ่านระเบียบการพิมพ์ค่อนข้างละเอียด  ตอนจบปริญญาเอกที่ธรรมศาสตร์  เจ้าหน้าที่บัณฑิต วิทยาลัยยังบอกกับผมว่า ตั้งแต่ตรวจรูปเล่มมา ตรวจของผมง่ายสุด

นี่ขนาดดุษฎีนิพนธ์ปริญญาเอกของผม หน้าเกือบ 800 หน้า  ถ้าอาจารย์ที่ปรึกษาไม่ “ด่า” ให้ลดหน้ากระดาษลงบ้าง   ผมกะว่าจะเขียนสัก 1,000 หน้า

จากปัญหาที่พบมาทั้งหมด  บันทึกในบล็อกนี้ จึงจะอุทิศให้การพิมพ์งานวิชาการด้วยโปรแกรม Microsoft Word, Microsoft Publisher และ InDesign CS5

โปรดติดตาม........